Cos’è un progetto e come migliorare la Fase di Esecuzione

Cos’è un progetto: gli aspetti fondamentali

I progetti impegnativi sono ottimi catalizzatori per la crescita personale e professionale. L’esposizione allo stress e la ricerca continua di soluzioni innovative in tempi stretti fanno emergere e accrescono la creatività e le qualità delle persone attivamente coinvolte. Esattamente come i muscoli che prendono bella forma se opportunamente stressati, anche le persone migliorano se opportunamente formate.

Tralasciando altri aspetti importanti (gestione, ripartizione responsabilità), qualsiasi progetto ha le seguenti componenti-chiave:

  • Obiettivo/i: deve/devono essere S.M.A.R.T.
  • Attività: gli elementi che compongono il progetto con data inizio e data fine.
  • Risorse umane, materiali, immateriali (informative) e tecnologiche
  • Vincoli temporali e finanziari: devono essere congrui con la complessità

Tali componenti sono vecchi quanto il mondo e sono ricercabili addirittura nelle parole di Aristotele:

First, have a definite, clear practical ideal, a goal, an objective. Second, have the necessary means to achieve your ends; wisdom, money, materials and methods. Third, adjust all your means to that end.

Aristotele

Le attività possono essere racchiuse in diverse fasi progettuali. Nel settore IT, ma non solo, abbiamo le seguenti cinque fasi:

  1. Pianificazione
  2. Analisi e Design
  3. Esecuzione
  4. Go-Live
  5. Monitoraggio Post Go-Live

La definizione degli obiettivi (la mission e la ragione di vita del progetto), per esempio, è un’attività fondamentale che si concretizza nella fase di Pianificazione. Nessun progetto è destinato a succedere senza avere ben chiaro l’obiettivo, cosa c’è da fare (lista attività) e senza le risorse adeguate (cioè persone con una attitudine can-do, proattive, positive ed ambiziose). Ogni componente sopra è critica e le va data il giusto peso. Ogni fase è importante e nasconde insidie che vanno governate da persone capaci e con esperienza. Chi fa progetti quotidianamente sa bene quali sono le intemperie durante l’esecuzione del piano d’azione.

Scrivo questo perché non so cosa penso finché non lo leggo.

Gestire la fase di Esecuzione: Fattori Critici

Data questa premessa, in questo paragrafo porrò l’attenzione sulla terza fase, dove si concentra solitamente il maggiore numero di attività e risorse impiegate per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. L’esecuzione può essere definita come la fase in cui le attività vengono completate nei tempi e nei modi prestabiliti.

Una volta definiti gli obiettivi ed il piano d’azione, ci sono due fattori essenziali che possono compromettere o sostenere il buon andamento del progetto:

  • Organizzazione
  • Comunicazione e relazioni interpersonali

Tali fattori sono critici perché strettamente correlati alla gestione delle risorse scarse.

Un’organizzazione deficitaria porta con sé una sensazione di mancato controllo, che a sua volta potrebbe comportare una distribuzione iniqua e disomogenea dei task e, di conseguenza, un sovraccarico di lavoro su certe risorse. Alla lunga potrebbe incidere negativamente sul morale dei collaboratori, vedi sindrome di burnout e comporta sicuramente il consumo e lo spreco della più scarsa delle risorse, il tempo. Con un’organizzazione deficitaria emerge la necessità di stop non previsti per rimediare e tappare i buchi man mano che emergono.

La fase di esecuzione assomiglia ad un fiume in piena, carico di energia (gruppo di risorse umane, materiali e immateriali) che sta percorrendo con forza il canale preparato/ scavato appositamente (lista ben definita di attività pianificate) per il raggiungimento dell’oceano (grandioso obiettivo finale).

Un esempio dalla mia esperienza professionale: nella veste di consulente SAP, in un progetto di implementazione S/4HANA, mi è capitato di perdere diversi giorni solo per recuperare delle informazioni necessarie al fine di pianificare delle sessioni di formazione/ UAT. Onde evitare la dispersione dell’acqua del fiume in buchi facilmente prevedibili, sarebbe meglio alzare in anticipo delle barriere protettive. Nel mio caso, avere una lista delle persone coinvolte nel progetto con le relative email, avrebbe permesso un risparmio notevole di energie e tempo dedicato al recupero di informazioni facilmente assemblabili in anticipo.

Uno stile comunicativo dispersivo, inefficiente ed inefficace, denota mancanza di visione e di leadership e può avere diversi effetti negativi sui collaboratori: confusione, frustrazione, calo dell’impegno e porta inevitabilmente a perdere ulteriore tempo per porre in atto azioni riparatorie, al fine di chiarire, motivare e responsabilizzare le singole persone e squadre.

Con la mancata attenzione verso i fattori sopra si rischia soprattutto il mancato completamento delle attività nel rispetto delle scadenze prefissate, cioè si rischia di fare fiasco.

Come eccellere nell’organizzazione: Catalizzatori di un’organizzazione efficiente

Gestire “molti” è come gestire “pochi”: basta curare l’organizzazione. Controllare “molti” è come controllare “pochi”. È solo una questione di addestramento e di segnalazioni.

Da L’Arte della Guerra di Sun Tzu.

L’organizzazione può essere definita anche come la rimozione degli ostacoli burocratici al fine di permettere il prosieguo armonioso di espletamento delle attività di progetto da parte delle persone coinvolte. Una sorta di via negativa, che consiste nella ricerca ed eliminazione di ciò che progetto non è oppure di ciò che fase esecutiva non è.

Ci sono due possibilità per eccellere nell’organizzazione:

  • Assumere persone catalizzatori di efficienza organizzativa ed operativa – Il PMO.
    Il PMO calibra le priorità, li assegna, li censisce e ne tiene traccia al fine di permettere un prosieguo armonioso del progetto nel rispetto delle scadenze. Per un buon PMO, “gestire molti” è come “gestire pochi”, perché sa curare l’organizzazione. 
    Un progetto senza PMO è come una squadra di calcio senza linea mediana.
  • Adottare processi e strumenti – generatori di efficienza
    Il PMO senza i processi e gli strumenti giusti a supporto è orbo o zoppo.
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